|
|
|
Автоматизация бизнес-процессов
|
Тандем опережает одиночек |
Внедрение и развитие ИТ-решений в организации осуществляются поэтапно. Сначала организуется поддержка наиболее важных областей бизнеса, а когда базовые процессы приведены в порядок, наступает черед наращивания информационного пространства. По аналогичной схеме происходит и автоматизация процессов работы с документами и неструктурированной информацией. Еще лет пять назад господствующим был спрос на системы автоматизации базовых функций оперативной работы с документами. Подавляющее большинство организаций начинали именно с этого, за исключением тех, для кого ведение архива относится к основной деятельности.
Время шло, СЭД работали, объем электронных документов увеличивался. Встроенные модули хранения электронных документов СЭД не справлялись с возросшей нагрузкой. Возникла острая потребность помещать документы в отдельное хранилище, причем такое, где информация была бы управляемой, надежной и контролируемой. Прямым следствием активного развития рынка СЭД стали проекты по созданию электронных архивов, причем, по оценкам экспертов, в недалеком будущем спрос на электронные архивы превысит востребованность СЭД.
Жизнь после жизни
Архивное делопроизводство является неотъемлемой частью делопроизводства любой организации. Система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает оперативную работу сотрудников с текущими документами. Завершив жизненный путь в системе электронного документооборота, документы попадают в электронные архивы (ЭА). Но попадание в архив не означает забвение: жизнь документов в ЭА не менее богата и разнообразна, чем в СЭД. Архив не просто «склад документов», а живая структура, работающая и развивающаяся по законам архивного делопроизводства.
Некоторые архивные документы довольно часто бывают востребованы. В практике бумажного архивного хранения осуществляется обработка запроса, находится дело, в котором переплетен документ, дело выдается на руки сотруднику, а на прежнее место формируется так называемый документ-заместитель — в архиве сохраняется информация о том, какой документ выдан, кому и когда должен быть возвращен. По возвращении дела документ-заместитель уничтожается. Этому процессу сопутствует масса проблем: в зависимости от величины архива, количество томов может достигать десятков тысяч, потому управление процессом поиска, изъятия и возвращения документов — задача не из легких.
«Бумажные документы никто не отменял, и по меньшей мере ближайшие 30 лет они будут продолжать существовать, — говорит Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании „АйТи“. — Соответственно, возникает острая необходимость совмещения бумажного и электронного делопроизводства, ведь многие проблемы, присущие бумажному делопроизводству, успешно решаются системами электронного документооборота и электронными архивами. Так, в случае электронного документооборота обычный пользователь — рядовой сотрудник организации уже не должен каждый раз проходить долгие процессы доступа к бумажному документу в архиве, он может получить доступ к его электронной копии мгновенно».
Согласно классическим канонам делопроизводства, прежде чем попасть в архив, документы группируются в дела. Однако номенклатура дел (перечень всех папок, принципов их классификации, по которым формируются документы) довольно динамично изменяется. Следовательно, архив должен вести историю номенклатуры дел и поддерживать эти изменения, иначе поиск документов будет невозможен.
Весь проект в одной папке
Взгляд на документы, сгруппированные в дела, возможен только через призму единой номенклатуры дел. Однако это не всегда удобно: сотрудникам ряда организаций необходимо группировать документы в рамках определенных проектов. В номенклатуре дел такие документы могут быть размещены в разных тематических папках разных лет. При бумажном документообороте сотрудники копируют документы и формируют собственные папки проектов. Электронный документооборот позволяет сделать эти папки виртуальными, что значительно облегчает поиск и обработку документов. Документ получает еще один классификатор — «проект», причем один и тот же документ может относиться к нескольким проектам. Внутри папки проекта существует своя иерархическая структура папок, позволяющая классифицировать документы по подкатегориям. Разумеется, все функции согласования документов, регистрации, выдачи распоряжений, в СЭД сохраняются.
Существует два варианта формирования папок проектов: в первом все папки имеют стандартную структуру — унификация позволяет любому сотруднику быстро сориентироваться в документах любого проекта; во втором каждая из папок имеет свою уникальную структуру, наиболее удобную для данной проектной команды. Первый вариант обычно практикуется в проектных компаниях, второй — в организациях, в которых проектная деятельность периодически возникает на уровне рабочих групп, но не является основной. Соответственно, каждая рабочая группа определяет структуру пакета документов самостоятельно. «В обоих случаях хорошим подспорьем является интеграция СЭД с системой электронного архива, позволяющая задавать единую структуру пакета документов, — отмечает Андрей Гриб, генеральный директор компании „БОСС-Референт“. — Документы, поступившие в ЭА из разных источников, можно свести в одну папку проекта. Работая с СЭД, пользователь видит все содержимое этой папки».
Поскольку папка — это виртуальное образование, всегда существует возможность переассоциировать документы. Но эксперты советуют не увлекаться использованием такой функции и вводить в ЭА ограничения на подобные действия, чтобы не происходило путаницы.
Объем скорости не помеха
Одна из серьезных проблем СЭД — организация работы с вложенными файлами. В ряде организаций объем документооборота огромен, практически к каждой карточке в СЭД прикреплено несколько файлов, нередко значительных по объему. Несмотря на то что в СЭД обычно реализовано техническое архивирование с помощью встроенного хранилища, со временем суммарный объем файлов начинает влиять на производительность СЭД — работа системы замедляется. Возникает задача хранения большого объема файлов без потери производительности системы.
«Решить задачу сохранения производительности на фоне возрастающих объемов можно, используя в качестве хранилища файлов электронный архив, — рассказывает Андрей Гриб. — СЭД интегрируется с системой архивного делопроизводства. В рамках таких решений электронный архив поддерживает функции СЭД по обработке электронных документов. Высокие характеристики производительности достигаются за счет раздельного хранения „легких“ карточек документов (в СЭД) и вложенных в них документов (в ЭА), а также доступа к последним программным средствам. При этом для пользователя доступ к документу осуществляется непосредственно из карточки, а „тяжелые“ файлы открываются только при необходимости». Кроме того, на производительность влияет организация взаимодействия двух систем в многопоточном режиме.
Данная технология была с успехом применена компанией «Аплана» в проекте создания и развития СЭД на платформе «БОСС-Референт» в компании «Пенсионный капитал». В период эксплуатации объемы документов в компании динамично увеличивались, возникла задача повышения производительности СЭД и организации работы с архивными документами. Рассказывает Нина Галишникова, руководитель центра компетенции «Центр систем документооборота и заказных разработок на платформе Lotus» компании Аплана: «В СЭД „БОСС-Референт“ реализовано отдельное хранение карточек документов и файлов электронных образов документов, доступных пользователям через ссылки в карточке. Поскольку хранилище образов организовано на базе технологии Lotus Domino/Notes, при работе с особенно большими объемами файлов можно почувствовать снижение производительности. Поэтому было решено интегрировать СЭД с существующей в компании архивной системой на базе технологии Saperion. Техническая новизна решения заключается в наличии кэша, который позволяет сократить время обмена документами между двумя системами — СЭД и электронным архивом. По запросу СЭД файл документа кэшируется в промежуточное хранилище, причем время кэширования можно настроить. Такое решение существенно сокращает время доступа к файлам документов. Надо отметить, что для пользователей внешне ничего не изменилось: вся работа по-прежнему проходит с привычным интерфейсом СЭД».
Модуль взаимодействия с ЭА является частью системы «БОСС-Референт» и состоит из двух элементов:
- центральная часть, отвечающая за работу пользователя с двумя системами как с единым целым;
- часть, отвечающая за работу кэша.
-
Каждый электронный архив «говорит на собственном языке». Поэтому нужен «переводчик» с языка архива на язык СЭД. «На сегодняшний день создано два коннектора к наиболее популярным на российском рынке ЭА — IBM Content Manager и Saperion, — рассказывает Андрей Гриб. — Но при необходимости задача разработки дополнительного коннектора может быть решена быстро. Выстроив архитектуру, отработав технологию на одной системе, мы можем легко тиражировать ее на интеграцию с другими электронными архивами».
В кэше находится небольшая часть документов, а доступ к остальным документам ЭА происходит с некоторой задержкой. «Поэтому те документы, которые часто находятся в работе, целесообразно не сразу передавать в архив, а оставлять на некоторое время в СЭД. Для этого в „БОСС-Референте“ есть настройка определения срока перемещения документов в архив. Параметрами настройки являются категории документов», — отмечает Нина Галишникова.
Другим вариантом реализации удобного доступа к документам из удаленных хранилищ ЭА является его доставка по электронной почте.
Применять интеграционное решение целесообразно не всем. «Для большинства наших заказчиков, которые имеют до 400 пользователей, задача интеграции СЭД и ЭА не очень актуальна, — рассказывает Андрей Гриб. — Там объемы документооборота вполне комфортно поддерживаются СЭД. В организациях, где количество сотрудников свыше 400 или специфика организации предполагает большой поток входящих документов (как правило, это госструктуры), есть смысл применить интеграционное решение».
Двойной эффект
В ходе проектов интеграции СЭД и ЭА возникает задача организации аутентификации пользователей. В каждой системе имеется свой список пользователей, определены регламенты допусков. Разумеется, гораздо удобнее, если аутентификация едина для двух систем. Решение задачи обеспечивается синхронизацией «БОСС-Референт» с LDAP-каталогом. Одновременно аутентификационное решение позволяет поддерживать в актуальном состоянии регламенты доступа к документам обеих систем. Синхронизация существенно облегчает администрирование системы.
Сегодня системы электронного документооборота, как правило, внедряются на нескольких территориально удаленных площадках организации. Соответственно, интеграционное решение должно поддерживать распределенный режим работы СЭД. Андрей Гриб считает: «Лучший продукт, на котором легко создавать распределенные решения, — это IBM Content Manager. В его идеологии уже заложена поддержка распределенной структуры — библиотеки документов и сервера хранения. IBM Content Manager — „главный библиотекарь“ — принимает запросы и перенаправляет их к нужным библиотекам. Архитектура системы строится в зависимости от ее распределенности и возможностей каналов связи. Поскольку система гибкая, могут быть предложены различные архитектурные решения».
Важной особенностью интеграционного решения «БОСС-Референт» является возможность сокращения затрат на лицензирование ПО. В организации обычно всегда есть круг пользователей, которые никогда не работают с электронными архивами, а только с СЭД. Но зачастую организация, использующая интеграцию СЭД и электронного архива, вынуждена закупать лицензии для всех пользователей. С учетом того, что лицензии ЭА намного дороже лицензий СЭД, такое положение дел не устраивает заказчиков, но они вынуждены мириться с ним, поскольку альтернативы нет. Решение «БОСС-Референт» позволяет закупить лицензии СЭД для большинства пользователей, а лицензии ЭА — только для тех сотрудников, которые действительно работают с архивными документами. Кроме того, в решении IBM Content Manager реализована лицензионная политика, которая позволяет при использовании архива через Lotus не покупать лицензии на IBM Content Manager для каждого пользователя, а лицензировать коннектор доступа из Lotus в Content Manager, что обходится гораздо дешевле. Таким образом, это решение позволяет оптимизировать лицензионные затраты.
Еще одна особенность интеграционного решения «БОСС-Референт» связана с созданием защищенного документооборота. Решение этой задачи достигается встраиваемыми средствами криптозащиты — ЭЦП и шифрования. Шифруются карточка документа и его содержимое. Таким образом, документы поступают в архив в зашифрованном виде. Аналогично организовано применение ЭЦП: она используется не только к карточке, но и к вложенным файлам, хранящимся в системе ЭА.
Пусть расцветают все цветы
СЭД не единственный источник пополнения архива. В единое корпоративное хранилище поступают информация из СЭД и учетных систем, первичная финансовая документация, информация из специализированных приложений (САПР, PLM) и др. В результате в организации формируется большой комплексный распределенный архив, в котором вся информация — как структурированная, так и неструктурированная — хранится, обрабатывается и используется по единым правилам.
Разумеется, СЭД и ЭА не исчерпывают список технологий для работы с неструктурированной информацией. Очень интересным и перспективным является направление, связанное с аналитическими поисковыми технологиями, которые позволяют анализировать и находить нужную информацию в любых системах, работающих с документами (СЭД, электронный архив, сайты, Интернет, интранет, файловые сервера, учетные системы и др.). «Для того чтобы решить „под ключ“ все задачи, связанные с работой с неструктурированной информацией, в организации должны быть, по меньшей мере, три компонента, — рассказывает Дмитрий Романов. — Во-первых, СЭД в расширенном понимании: система, автоматизирующая не только канцелярию и делопроизводство, но и бизнес-процессы, связанные с теми или иными видами профильной деятельности организации. Во-вторых, единое хранилище неструктурированной информации (электронный архив). И, наконец, единый поисковый аналитический интерфейс ко всем источникам неструктурированной информации. В этом случае можно говорить о том, что все направления, связанные с неструктурированной информацией, в организации закрыты. По нашим оценкам, спрос на такие комплексные решения, включающие в себя сразу много систем, становится все больше и больше».
< Андрей Гриб: «Документы, поступившие в ЭА из разных источников, можно свести в одну папку проекта».
< Дмитрий Романов: «Возникает острая необходимость совмещения бумажного и электронного делопроизводства».
< Нина Галишникова: « Кэш позволяет сократить время обмена документами между СЭД и электронным архивом».
Автор: Елена Некрасова
Опубликовано 20 ноября 2008 года |
Добавить комментарий
Новости антивируса Dr. Web
|
|
|
